Federaal
 

Directie van de Verkiezingen

     
IBZ
 
Nota aan de voorzitters van de hoofdbureaus inzake het stemrecht van Belgen in het buitenland

                       Brussel, 17 april 2003.

PER FAX EN E-MAIL

Aan de voorzitters van de

kieskring- en provinciehoofdbureaus te

·         Antwerpen

·         Brugge

·         Gent

·         Hasselt

·         Leuven

·         Brussel

Aan de voorzitter van het

collegehoofdbureau te

·         Mechelen

 

Uw kenmerk:

Ons kenmerk:

Bijlage(n):

 

III/11/Verkiezingen

2

Contactpersoon:

E-mail:

Tel.: 02/500.22.12

Etienne Van Verdegem (N)

Stéphan De Mul (F)

etienne.vanverdegem@ibz.fgov.be

stefan.demul@ibz.fgov.be

Fax: 02/500.22.13

Tel.: 02/500.22.11

BETREFT : Praktische uitvoering van het stemrecht van de Belgen in het buitenland.

                                      Mevrouw de Voorzitter,

                                      Mijnheer de Voorzitter,

1.      Inleiding.

In aansluiting met de algemene nota dd. 4 maart 2003 (III/21/719.8/2003), de aanvullende nota dd. 28 maart 2003 en de vergadering dd. 3 april 2003 met de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken inzake het stemrecht van de Belgen in het buitenland  vindt U onderstaand volgende gegevens voor de verzending van de kiesomslagen naar de Belgen in het buitenland die stemmen per briefwisseling (stemwijze 5), alsook de verzending van de stembiljetten (en de oproepingsbrieven) naar de diplomatieke posten voor de Belgen in het buitenland die stemmen in hun post (stemwijzen 3 en 4).

Er is tenslotte een praktische regeling voor de verzending van de oproepingsbrieven voor de Belgen in het buitenland die persoonlijk of bij volmacht stemmen in België (stemwijzen 1 en 2).

VERSIE 14 APRIL 2003

2.      Verzending van de kiesomslagen voor de stemming per briefwisseling (stemwijze 5).

a.      In het Belgisch Staatsblad van 4 april 2003 is het ministerieel besluit van 20 maart 2003, tot bepaling van het model van de omslagen en van het identificatieformulier te gebruiken voor de in het buitenland verblijvende Belgen die per briefwisseling stemmen, gepubliceerd (zie bijlage).

Dit besluit stelt dus vast welke omslagen (met de afmetingen), formulieren en stembiljetten moeten verstuurd worden in een kiesomslag van 35 cm x 25 cm naar de Belgen in het buitenland die stemmen per briefwisseling (stemwijze 5).

b.      Na de definitieve vaststelling van de kandidatenlijsten door de collegehoofdbureaus (Senaat) en de kieskringhoofdbureaus (Kamer) op 1 mei 2003 (= 17e dag vóór de stemming ; behoudens beroep, dan vaststelling definitieve kandidatenlijsten op maandag 5 mei 2003 = 13e dag vóór de stemming) laten de voorzitters van de kieskring- en provinciehoofdbureaus onmiddellijk de stembiljetten drukken.  De voorzitters vragen aan hun drukkers om eerst de stembiljetten (Kamer en Senaat) voor de Belgen in het buitenland klaar te maken (stemwijzen 3, 4 en 5).

c.      De officieuze kiezerslijst van de Belgen in het buitenland (stemwijzen 3, 4 en 5) wordt opgemaakt in het weekend van 12-13 april 2003 in het Rijksregister (volgens het informatietype 132 dat is geregistreerd door de gemeenten) en wordt bezorgd in de week van 14 april 2003 aan de college- en kieskringhoofdbureaus.

Door middel van deze kiezerslijst kunnen de kieskring- en provinciehoofdbureaus de kiesomslagen voor de stemming per briefwisseling reeds laten voorbereiden.  De officiële kiezerslijst van de Belgen in het buitenland die wordt opgemaakt op 3 mei 2003 zal nog slechts lichte verschillen vertonen met de officieuze kiezerslijst van 9 april 2003.

d.      Op iedere kiesomslag wordt het etiket met de naam en het adres van de kiezer aangebracht.  In de kiesomslag zelf wordt een retouromslag A gestoken met het adres van het kieskringhoofdbureau, alsook een witte neutrale omslag B voor het ingevulde stembiljet van de Kamer, een roze neutrale omslag B voor het ingevulde stembiljetten van de Senaat, een identificatieformulier en de onderrichtingen van de kiezer.  Vanaf het weekend van 3 mei 2003 worden een gedrukt stembiljet voor de Kamer en een gedrukt stembiljet voor de Senaat in iedere kiesomslag gestoken en daarna gesloten.

e.      De kiesomslagen moeten alfabetisch gerangschikt worden per diplomatieke post.

In het Belgisch Staatsblad van 27 maart 2003 is het koninklijk besluit van 14 februari 2003 tot vaststelling van de lijst van diplomatieke en consulaire beroepsposten voor stembureaus worden opgericht, bekendgemaakt.  De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken zal deze lijst van diplomatieke posten met de adressen van de stembureaus (en het ambtsgebied of de landen waarvoor deze stembureaus geldig zijn) eveneens op hun website plaatsen : www.diplomatie.be

N.B. Met diplomatieke of consulaire beroepspost in deze omzendbrief worden steeds bedoeld de posten die zijn opgesomd in het voormeld koninklijk besluit van 14 februari 2003 (dit zijn de “stemposten”).  Bij deze posten moet ook de stempost LUANDA (Angola) worden gevoegd (aanvullend KB volgt).

f.        Een privé-firma, die is aangesteld door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, zal vanaf 5 mei 2003 de kiesomslagen, die alfabetisch per diplomatieke of consulaire beroepspost zijn gerangschikt, komen ophalen in het opgegeven adres door het kieskringhoofdbureau en de kiesomslagen direct bezorgen op het adres van de kiezer.  Om een snelle verzending en levering ter plaatste van de kiesomslagen te waarborgen, zal de privé-firma vanaf 20 april 2003 verzendingsomslagen (met barcodes en de naam en adres van de kiezers) leveren op het meegedeelde adres door het kieskringhoofdbureau alsmede dozen per diplomatieke post om de kiesomslagen in te stoppen.

N.B. De officiële kiezerslijst van de Belgen in het buitenland is gebaseerd op de lijst opgemaakt door de gemeentebesturen (via de registraties van IT 132 in het Rijksregister) en niet op de bestanden die zijn opgemaakt door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken ten behoeve van de privé-firma.  Het is daarom van belang dat op iedere kiesomslag die door het kieskringhoofdbureau wordt opgemaakt de naam en adres van de kiezer wordt aangebracht (zie ook verder bij punt h).

g.      Bij de levering van de verzendingsomslagen aan het kieskringhoofdbureau zal de privé-firma ook een klein rood potloodje per verkiezingsomslag leveren, zodat achteraf geen enkele discussie kan ontstaan bij de telling van deze stembiljetten in de stemopnemingsbureaus.  In elke verzendingsomslag van de privé-firma voor een bepaalde kiezer wordt de gesloten kiesomslag van die kiezer gestoken, alsook een rood potloodje.

Op de verzendingsomslag van de privé-firma wordt, naast de naam en het adres van de kiezer en barcodes voor de verzending, eveneens vermeld :”

STEMBILJETTEN – ONMIDDELLIJK BEANTWOORDEN – STEMPLICHT – TERUGZENDING TEN LASTE VAN DE KIEZER”.

h.      Bij het klaarmaken van de verzendingsomslagen van de privé-firma alfabetisch per diplomatieke post kunnen zich volgende situaties voordoen :

                 1°        Er is een kiesomslag van het hoofdbureau voor een welbepaalde kiezer die overeenstemt met de naam op de verzendingsomslag van de privé-firma : dit is de normale situatie -> de kiesomslag wordt in de verzendingsomslag gestoken met een rood potloodje. De verzendingsomslag wordt gesloten.

                 2°        Er is geen kiesomslag van het hoofdbureau, maar wel een verzendingsomslag van de privé-firma met de naam van een persoon.  Daar de wettelijke kiezerslijst is gebaseerd op de gemeentelijke registratie van de Belgische kiezers in het buitenland, wordt met de verzendingsomslag van de privé-firma geen rekening gehouden.

Deze verzendingsomslagen worden bewaard tot na de geldigverklaring van de verkiezingen in het hoofdbureau en de namen van deze ingehouden verzendingsomslagen worden bijgehouden op een lijst in het hoofdbureau.

                 3°        Er is wel een kiesomslag van het hoofdbureau voor een bepaalde kiezer, maar geen verzendingsomslag van de privé-firma voor die kiezer.  De verantwoordelijke van het hoofdbureau vraagt aan de privé-firma om onverwijld de nodige verzendingsomslagen voor de opgegeven kiezers (naam en adres van de kiezers mede te delen aan de privé-firma) te bezorgen.

N.B. De coördinaten van de privé-firma zijn :

                            DHL

          contactpersoon : Mevrouw Lizzy GILBERT

          Tel. : 02/719.63.76

          Fax : 02/719.63.86

          E-mail : lizzy.gilbert@dhl.com

i.         Teneinde deze verzendingsoperatie tenvolle en tijdig te laten lukken, vraagt de FOD Binnenlandse Zaken en de FOD Buitenlandse Zaken uw volledige medewerking.  Samenvattend, is het derhalve noodzakelijk, dat de kiesomslagen zoveel mogelijk vóór 1 mei 2003 reeds zijn voorbereid en geklasseerd per diplomatieke post, dat na 1 mei de drukkers eerst de stembiljetten voor de Belgen in het buitenland (Kamer en Senaat) drukken, dat alle nodige verzendingsomslagen van de privé-firma aanwezig zijn en dat op geen enkele wijze getalmd wordt met het klaarmaken van alle verzendingsomslagen per diplomatieke post.  De streefdatum dat de volledige verzending klaar is, dient 6 mei 2003 te zijn (behoudens een geval van beroep in een kieskring).

De privé-firma wordt voorafgaandelijk door de verantwoordelijke van het hoofdbureau op de hoogte gesteld wanneer deze verzending van de kiesomslagen van het hoofdbureau klaar zal zijn en kan worden afgehaald.  Deel nogmaals duidelijk datum, uur en plaats mede waar de verzendingsomslagen met de kiesdocumenten per diplomatieke post zich bevinden (zie ook deel 3 hieronder).

N.B. Na de levering van de kiesomslagen bij de kiezer in het buitenland, zullen FOD Buitenlandse Zaken en de privé-firma de nodige initiatieven nemen, opdat de ingevulde stembiljetten tijdig (uiterlijk zondag 18 mei 2003 om 13 uur in het kieskring- en provinciehoofdbureau terzake) terug zijn om te kunnen worden geteld in het aangewezen kieskanton van iedere kieskring (zie lijst van deze aangewezen kieskantons als bijlage).  Hoe de terugzending door de kiezer moet geschieden zal door FOD Buitenlandse Zaken worden vermeld op de verzendingsomslag.

3.      Verzending van de stembiljetten en de oproepingsbrieven voor de stemming in de diplomatieke post (stemwijzen 3 en 4), alsmede van de oproepingsbrieven voor de stemming in België (stemwijzen 1 en 2).

a.      Zoals reeds gesteld in de nota van 4 maart 2003 (punt 4), moeten de stembiljetten (Kamer en Senaat) voor de Belgen in het buitenland die persoonlijk of bij volmacht stemmen in hun diplomatieke of consulaire beroepspost (stemwijzen 3 en 4) verpakt worden per diplomatieke post met een reserve van 15 % per pak (minstens 5 stembiljetten als reserve).  De witte  en roze stembiljetten voor een bepaalde diplomatieke post worden in 1 pak samengevoegd met vermelding van de naam en het adres van de diplomatieke post, het aantal stembiljetten (witte en roze), alsook de naam en het adres van uw kieskring (voor de lijst van de diplomatieke posten zie het voormeld koninklijk besluit van 14 februari 2003, alsook de website van de FOD Buitenlandse Zaken).

b.      Zoals voor de stembiljetten voor de stemming per briefwisseling (stemwijze 5), wordt voor de stembiljetten, die zijn bestemd voor de diplomatieke posten (stemwijzen 3 en 4) aan de drukker gevraagd deze prioritair en terzelfder tijd te maken.

De genoemde privé-firma van FOD Buitenlandse Zaken zal op hetzelfde moment de stembiljetten voor de stemwijzen 3 en 4 (stemming in de diplomatieke post) meenemen als de zendingen met de kiesomslagen voor de stemwijze 5 (stemming per briefwisseling).

N.B. 

·         De privé-firma zal voor de kiesomslagen van stemwijze 5 (stemwijze per briefwisseling) dozen per diplomatieke post ter beschikking stellen.

·         De stembiljetten van stemwijzen 3 en 4 (stemming in de diplomatieke post – Kamer en Senaat) worden eveneens per diplomatieke post verpakt met de nodige vermeldingen door de drukker (zie punt 3, a. hierboven). Voor de verzending van de stembiljetten met stemwijzen 3 en 4 worden voor de “kleine” zendingen 50 plastiekenveloppen (formaat A/3) geleverd door de privé-firma. Op iedere plastiekenveloppe worden de nodige vermeldingen aangebracht door de drukker. De “grotere” zendingen van de stembiljetten 3 en 4 die niet in de plastiekenveloppe kunnen worden zo compact mogelijk verpakt door de drukker.

c.      Om redenen van zekerheid, efficiëntie en kostenbesparing (geen verzendingskosten voor de gemeenten) zullen de oproepingsbrieven (en afschriften volmachten) voor de stemwijzen 3 en 4 ook met het vermelde transport van stembiljetten door de privé-firma worden meegenomen.

Het Rijksregister zal de bevoegde drukkers van uw kieskring verwittigen dat de oproepingsbrieven (en afschriften volmachten) voor de stemwijzen 3 en 4 uiterlijk op 6 mei 2003 moeten afgegeven worden op de aangewezen plaats in uw kieskring waar zich de stembiljetten voor de stemwijzen 3 en 4 bevinden.  De drukkers krijgen de coördinaten van de kieskringhoofdbureaus om tijdig afspraken te maken.

De oproepingsbrieven (en afschriften volmachten) worden door de drukkers verpakt per diplomatieke post met vermelding van stemwijzen 3 en 4, van de naam en adres van de diplomatieke post, alsook van de naam van uw kieskring.  Deze pakjes oproepingsbrieven per diplomatieke post worden meegezonden met de verpakte stembiljetten van stemwijzen 3 en 4 voor dezelfde diplomatieke post.

d.      Om dezelfde redenen als onder punt c. hierboven, zullen de oproepingsbrieven (en afschriften volmachten) voor de Belgen in het buitenland die persoonlijk of bij volmacht in België stemmen (stemwijzen 1 en 2) ook met het vermelde transport worden meegestuurd.  Deze oproepingsbrieven worden eveneens verpakt per diplomatieke post met vermelding van stemwijzen 1 en 2, van de naam en adres van de diplomatieke post, alsook van de naam van uw kieskring.

N.B.

·         De Belgische kiezer in het buitenland die persoonlijk stemt in België (stemwijze 1) of in zijn diplomatieke post (stemwijze 3) ontvangt een oproepingsbrief van zijn gekozen Belgische kiesgemeente via zijn Belgische diplomatieke post.

·         De Belgische kiezer in het buitenland die bij volmacht stemt in België (stemwijze 2) of in zijn diplomatieke post (stemwijze 4) ontvangt geen oproepingsbrief.  Aan de oproepingsbrief van de volmachthouder wordt een afschrift van de volmacht gehecht.

·         De Belgische kiezer in het buitenland die per briefwisseling stemt (stemwijze 5) ontvangt geen oproepingsbrief, maar direct zijn kiesomslag met de stembiljetten (cfr. supra).

                   Tot slot, wens ik nog alle actoren die betrokken zijn bij het stemrecht voor de Belgen in het buitenland op te roepen eendrachtig en gecoördineerd samen te werken, zodat dit stemrecht voor de Belgen in het buitenland een daadwerkelijk succes wordt.

                   Ik dank U reeds voor uw bereidwillige medewerking.

                   Met de meeste hoogachting,

                                                                                        Namens de Minister :

                                                                                        De Directeur-generaal,

                                                                                        L. VANNESTE.

N.B. Indien de privé-firma (DHL) door omstandigheden de verzending niet kan verzorgen,
       moet het hoofdbureau de kiesomslag zelf verzenden naar betrokken kiezer via de
       diplomatieke post (Art. 180septies, §1 Kieswetboek).

       Dit is momenteel het geval voor LUBUMBASHI waar de privé-firma niet kan leveren.

© FOD Binnenlandse Zaken - Directie Verkiezingen : 21/01/2003

Nouveautés