MA1B

Beheer van de kandidatenlijsten

Gelijktijdige verkiezingen van 9 juni 2024

Martine MA1B

Met de module voor het beheer van de voordrachtsaktes kan de voorzitter van een hoofdbureau de kandidatenlijsten binnen zijn kieskring valideren.

De voorzitter moet hiervoor de 4 volgende stappen uitvoeren:

Stap 1.  Verbinden en aanmelden

Stap 2.  Beheer van het hoofdbureau

Stap 3.  Beheer van de lijsten

Stap 4.  Beheer van de afsluitingen

Stap 1. Verbinden en aanmelden

Eerst moet u de verwerkingsvoorwaarden van uw persoonsgegevens aanvaarden.

Klik daarna op het CSAM logo.

Om u aan te melden met uw elektronische identiteitskaart moet u deze eerst in de kaartlezer steken.

Klik daarna op “Aanmelden”.

Selecteer uw certificaat en klik op “OK”.

Geef uw PIN-code in en klik nogmaals op “OK”.

Het configuratiescherm van het hoofdbureau wordt afgebeeld.

Stap 2. Beheer van het hoofdbureau.

Na aanmelden ziet u het configuratiescherm voor het beheer van uw hoofdbureau.

Als voorzitter of secretaris kan u het bureau openen en sluiten.  Als het bureau gesloten is kunnen de andere leden van het bureau niets meer aanpassen.

U kan ook bijzitters, medewerkers en getuigen toevoegen, aanpassen of verwijderen.

Opgelet, de voorzitter en secretaris kunnen niet aangepast worden in dit scherm.

Klik op « Lid toevoegen » om een nieuw bureaulid toe te voegen.

Geef vervolgens de gegevens van de persoon in.

Twee soort leden kunnen bijgevoegd worden:

Een bijzitter is een officieel lid van het hoofdbureau.

Een medewerker is een eenmalig lid die helpt met de ingaven van data in het systeem.

Voor een bijzitter moet u ten minste het rijksregisternummer, de voor- en de achternaam ingeven.

Voor een medewerker is enkel het rijksregisternummer nodig.

Klik op “BEWAREN” om de gegevens te bewaren.

Herhaal deze operatie om alle andere bureauleden toe te voegen.

Indien nodig kan u ook getuigen toevoegen.  Deze personen zullen op het PV vermeld zijn.

Klik hiervoor op “Een getuige toevoegen”.

Voor een getuige moet u het rijksregisternummer, de voor- en de achternaam en de vertegenwoordigde partij ingeven.

Klik op “BEWAREN” om de gegevens te bewaren of op “Opslaan en volgende” om een andere getuige in te geven.

U kan ook nog opmerkingen over de samenstelling van het hoofdbureau toevoegen.

Klik op « BEVESTIGEN » om de configuratie van het hoofdbureau te beëindigen.

Daarna komt u automatisch in het scherm voor het beheer van de lijsten. 

Het is altijd mogelijk om terug te keren naar het configuratiescherm door rechtsboven in het scherm op “Beheren van het hoofdbureau” te klikken.

Test van de digitale handtekening

Het wordt sterk aangeraden om een ​​handtekeningtest uit te voeren met gebruik van uw elektronische identiteitskaart. Hierdoor kunt u ervoor zorgen dat u geen problemen zult hebben met het ondertekenen van de proces-verbalen.

Klik hiervoor op “Test van de digitale handtekening” bovenaan in het scherm.

Vul uw naam en plaats van ondertekening in en klik op “ONDERTEKENEN”.

Het elektronische handtekeningscherm van BOSA verschijnt.

Klik op “IK WIL ONDERTEKENEN”.

Voer uw pincode in en klik op “Ondertekenen met eID”.

De elektronische handtekening wordt geverifieerd en het systeem geeft vervolgens het handtekeningrapport weer.

Klik op het document zodat het wordt gedownload en geef het vervolgens weer.

Controleer de ondertekening van het testrapport.

Stap 3. Beheer van de lijsten

Na configuratie van het hoofdbureau, komt u in het scherm voor het beheer van de lijsten. 

U kan op « ALLES IMPORTEREN » klikken om alle lijsten die in afwachting zijn in één keer te importeren.  Boven deze knop kan u zien of er lijsten wachten op import.

Via de knop “Voeg een lijst toe” heeft u drie mogelijkheden.

Met de knop “ALLES IMPORTEREN ” worden alle lijsten in één keer geïmporteerd.  Dit werkt op dezelfde manier als de knop “ALLES IMPORTEREN” van het scherm met de lijsten.

Met de knop “IMPORTEREN” is het mogelijk om een specifieke lijst te importeren. 

Met de link “Een lijst aanmaken” is het mogelijk om manueel een lijst aan te maken en de kandidaten in te vullen.

Indien u kiest voor “IMPORTEREN” om een specifieke lijst te importeren die reeds aangemaakt en ingediend is, zal het systeem vragen om een nummer van 3 cijfers in te geven.

Dit nummer is te vinden in de module voor de visualisatie van de lijsten (MA1V).

 Klik daarna op “ZOEKEN”

Eens de gegevens van de lijst gevonden werden, vraagt het systeem om een letter van indiening in te geven.  Klik daarna op “Importeren” om het importproces te beëindigen

Indien u kiest voor “Een lijst aanmaken” kan u beginnen met het manueel invoeren van een lijst.

In het scherm “Instellingen van de lijst” moet u de volgende gegevens ingeven: het type handtekening ter ondersteuning, de letter van indiening, eventueel een beschermd letterwoord of lijstnaam en bijhorend volgnummer kiezen, indien de lijst geen gebruik kan maken van een beschermd letterwoord moet de lijstnaam en de volledige naam ingegeven worden en ten slotte het aantal kandidaten en opvolgers.

Klik op “VOLGENDE” om de kandidaten in te geven.

In dit scherm moet u het rijksregisternummer van elke kandidaat en elke opvolger ingeven. 

Het email adres en telefoonnummer zijn optioneel.

Klik op “VALIDEREN” om de ingaven af te sluiten.

Het systeem gaat dan een automatische controle uitvoeren en gegevens ophalen uit het rijksregister.

Om toegang te krijgen tot de gegevens van een lijst moet u op het pijlpictogram klikken dat zich rechts op de regel van een lijst bevindt.

Het tabblad “Validatie” wordt afgebeeld.

Dit scherm geeft eventueel rode of oranje foutmeldingen weer.

Rode foutmeldingen waarvoor aanpassingen noodzakelijk zijn.

Oranje foutmeldingen waarvoor aanpassingen facultatief zijn.

Het is dit scherm dat u een status aan de lijst kan geven door middel van de twee knoppen beneden in het scherm.

Op het tabblad “Kandidaten” worden de effectieve kandidaten en opvolgers weergegeven. Als u op het icoon “Aanpassen” klikt worden de gegevens van de kandidaat afgebeeld. Indien van toepassing kan u de voornaam of achternaam controleren als deze anders is op de lijst dan op de identiteitskaart.

Het is ook nodig om de weergave van de lijst en de kandidaten hiervan te controleren. Klik hiervoor op “Voorbeeld”. Het systeem zal in een nieuw tabblad de lijst en de kandidaten weergeven zoals deze op het stembiljet- of stemscherm worden weergegeven. Controleer ook zorgvuldig de namen.

Op het tabblad “Getuigen” worden de voor- en achternaam weergegeven van de hoofdgetuige en plaatsvervangende getuigen die de lijst eerder gecodeerd heeft bij het indienen van de lijst.

Het tabblad “Documenten” biedt toegang tot documenten die betrekking hebben op de handtekeningen van ondertekenaars die de lijst ondersteunen, tot documenten die betrekking hebben op de kandidatenlijst, in het bijzonder de voordrachtsakte, en tot documenten die betrekking hebben op de kandidaten, in het bijzonder de bewijsstukken in het geval van het gebruik van een andere voornaam of achternaam op de lijst.

Met de knop “Ondertekenaar importeren” kunt u ondersteunende handtekeningen importeren die mogelijk in afwachting zijn.

Ondersteuningsdocumenten voor kiezers worden geverifieerd door de gemeenten waar deze kiezers gevestigd zijn door middel van de MA1G-module.  Elektronische ondersteuningshandtekeningen worden rechtstreeks geverifieerd in het Rijksregister door middel van de MA1R-module.

Op het tabblad “Indiening” worden de basisgegevens van de lijst weergegeven.

Alvorens een uitspraak te doen over de geldigheid van de lijsten en het opmaken van het proces-verbaal moet u de lijsten controleren.

Klik daarvoor op de knop “LIJSTEN CONTROLEREN”.

Het systeem voert dan automatische controles uit en geeft alle foutmeldingen van alle lijsten weer.

Dit kan leiden tot twee soorten foutmeldingen:

Rode foutmeldingen waarvoor aanpassingen noodzakelijk zijn.

Oranje foutmeldingen waarvoor aanpassingen facultatief zijn.

Na consultatie van de fouten moet u naar elke lijst gaan waar fouten voorkomen om deze te behandelen.

Hiervoor moet u op het pijlpictogram rechts op de lijn van de lijst klikken.

Eens alle foutmeldingen geraadpleegd en eventueel behandeld zijn kan u per lijst beslissen of u deze aanvaardt of afwijst.

De status van de lijst is nu “AANVAARD” of “AFGEWEZEN”.

Herhaal deze operatie voor elke lijst.

Eens deze stap voltooid is, is het mogelijk om het proces-verbaal aan te maken.

Stap 4. Beheer van de afsluiting

Na eventuele correctie van de lijsten en nadat u elke lijst heeft aanvaard of afgewezen, kunt u het proces-verbaal van voorlopige afsluiting aanmaken.

Klik hiervoor op de knop “PV AANMAKEN”.

Een scherm verschijnt waarin u de nodige gegevens van het proces-verbaal kan ingeven of aanpassen. Plaats een kruisje bij de toepasselijke paragrafen of zinnen en vul aan met de benodigde informatie.

Geef de plaats van ondertekening in.

Als u op “VOORBEELD” klikt wordt een preview versie van het proces-verbaal op uw computer gemaakt zodat u een laatste controle kan uitvoeren.

Opgelet, dit voorbeeld is niet het officiële document maar enkel een preview.

Daarvoor is de ondertekening nodig.

Na controle klikt u op “VOORBEREIDEN” om verder te gaan.

Opgelet, het hoofdbureau moet gesloten zijn om de ondertekeningprocedure te kunnen starten, zodat er geen aanpassing meer kan gebeuren tijdens de ondertekening.

Alle leden van het hoofdbureau moeten eerst het proces-verbaal goedkeuren.

Hiervoor moet u in het scherm op het icoon rechts in de lijn van de voorzitter klikken

U moet hier een goedkeuringsmethode kiezen.

Met de identiteitskaart of met een handgeschreven handtekening op het scherm. De PC is voorzien van een touchscreen om handgeschreven handtekeningen toe te laten. 

Voer de goedkeuring uit via de gekozen methode.

Herhaal deze operatie voor elk lid van het bureau. 

Eens alle leden van het bureau het proces-verbaal van voorlopige afsluiting goedgekeurd hebben is het mogelijk om het officieel proces-verbaal aan te maken en te ondertekenen

Klik hiervoor op “ONDERTEKENING”.

Het BOSA ondertekeningsscherm verschijnt.

Het proces-verbaal wordt afgebeeld.

Klik op “IK WIL ONDERTEKENEN” om het document te ondertekenen.

Geef de PIN-code van uw elektronische identiteitskaart in en klik daarna op “Ondertekenen met eID”.

Na ondertekening geeft het systeem een scherm weer waar het mogelijk is om het ondertekend proces-verbaal in PDF-formaat te downloaden.

U kan nu uitloggen. 

Om de definitieve afsluiting van de lijsten uit te voeren moet u opnieuw aanmelden en de samenstelling van het hoofdbureau bevestigen.

Dit gebeurt op dezelfde manier als voor de voorlopige afsluiting van de lijsten.

Voordat u het proces-verbaal aanmaakt is het noodzakelijk om een nummer aan elke lijst toe te wijzen.

U moet ook aangeven of er beroep is of niet.  Hiervoor zijn twee opties.

Om een proces verbaal van definitieve afsluiting zonder beroep op te maken, laat u de knop op “NEE” staan.

Om een proces verbaal van definitieve afsluiting met beroep op te maken, klikt u op de knop om dit te verzetten naar “JA”.

Klik daarna op “PV AANMAKEN”.

U moet bevestigen of er beroep is of niet.

Net zoals voor de voorlopige afsluiting moeten de leden van het bureau eerst het proces-verbaal goedkeuren gevolgd door de officiële ondertekening hiervan met eID.

Na ondertekening geeft het systeem een scherm weer met het ondertekend proces-verbaal.

U kan nu uitloggen.

In het geval van een definitieve afsluiting met beroep, zal er nog een nieuw proces-verbaal aangemaakt moeten worden. Dit gebeurt op dezelfde wijze als de andere proces-verbalen.

Zodra deze verschillende stappen uitgevoerd zijn, zijn de kandidatenlijsten definitief gevalideerd.

Wijzigingen zijn nu niet meer mogelijk.

De verschillende proces-verbalen worden afgebeeld op het scherm.  Indien nodig is het mogelijk om deze te downloaden in PDF-formaat.

U kan nu uitloggen.

Wij wensen u een aangenaam gebruik van MA1B.

Neem contact met ons op als u vragen heeft.